Online visueel vergaderen; meer doen in minder tijd met minder energieverlies!

Tijdsbesparing door minder reistijd is een veel genoemd voordeel van online vergaderen, een nadeel kan zijn dat je de non-verbale communicatie mist. Hoe kan online visueel vergaderen goed werken? Wat zijn precies de andere voordelen en wat zijn de beste tips?

Maak het visueel

De mensen die zijn geïnterviewd voor ‘ons’ nieuwe boek (The World of Visual Facilitation) en de deelnemers (na een training) noemen als

grootste tijdsbesparing van online visueel vergaderen niet de reistijd maar het niet hoeven terugkomen op voorgaande gesprekken en beslissingen. Dit komt door twee zaken:

• je kunt niet tegelijkertijd praten waardoor er vaak beter geluisterd wordt;
• door het gesprek live te visualiseren zie je letterlijk  dat je gehoord wordt.

Er wordt door de Livemapper live een visualisatie (bijvoorbeeld een mindmap) gemaakt van de input van de deelnemers met behulp van een voorzitter. Door het samen opbouwen van de visualisatie ontstaat een beter inzicht in (complexe) onderwerpen, een vergroot inlevingsvermogen en draagvlak voor besluiten.

Opmerkelijke uitspraken

Naast tijdsbesparing merken deelnemers dat ze de volgende uitspraken minder vaak horen:

• “Hebben we het hier niet al eerder over gehad?”
• “Wat hadden we ook alweer besloten?”
• “Waarom heeft niet iedereen zich goed voorbereid?”
• “Ik ben even de draad kwijt; waar zitten we nu precies?”
• “Ik kreeg de notulen pas heel laat dus heb ik mijn acties niet (allemaal) gedaan.”

Voor- en nadelen op een rij

Hoe werkt het?

Een online visueel gefaciliteerde vergadering bespaart veel tijd door gebruik te maken van een goede voorzitter en een zogenaamde Livemapper. De voorzitter heeft de vergadering voorbereid en de uitnodiging verstuurd met daarin het doel van de vergadering, de doelgroep, de ‘notulen’ (het plaatje) van de vorige keer en wat er van de deelnemers wordt verwacht. De Livemapper maakt tijdens de vergadering (live) de visualisatie van alle input van de deelnemers. Er wordt dikwijls gebruik gemaakt van een nog niet ingevulde structuur die ook dient als agenda (in de meeste gevallen een mindmap, maar het kan ook een beslisboom, ishikawa-diagram, timeline of dashboard zijn) om de vergadering te structureren.

Bij elk onderdeel van de vergadering wordt de input zo opgevraagd dat de deelnemers die vooral via de chat kunnen geven. Mondeling kan ook, afhankelijk van het soort input dat wordt gevraagd. De voorzitter heeft de controle over de microfoons. De input wordt direct in de visualisatie gesleept of getypt en er wordt gecheckt of het de juiste plek is en de anderen er nog iets over willen vertellen. Zo blijven mensen bij de les (het plaatje c.q. de visualisatie), voelen zich eerder gehoord en houden ze overzicht over wat er al is besproken en wat er nog besproken gaat worden. Tijd om uit het raam te kijken is er nauwelijks vanwege het sterk interactieve karakter (samen de visualisatie te maken) en de begeleiding van de voorzitter. Zo blijven alle deelnemers op dezelfde digitale bladzijde (on the same page ;-)!

Voorbeeld

Bij deze vergadering is een mindmap als vergaderstructuur gebruikt. Tijdens de check-in, in dit team, herhaalt de voorzitter het doel en de doelgroep van de vergadering en vraagt of eenieder zich heeft kunnen voorbereiden. De regel die zij toepassen, bijvoorbeeld bij het nemen van beslissingen, is dat de deelnemers die zich niet hebben kunnen voorbereiden wel mogen luisteren maar niet mogen meepraten/beslissen (onderdeel ‘code of conduct’). Daarna gaan ze verder met de actielijst en wordt er heel snel doorgenomen wat er niet gelukt is, waarom wel / niet, en of er hulp nodig is. Voor deelnemers met zogenaamde ‘sleep’-acties wordt een aparte SUM (Stand-Up Meeting) gepland om ze verder te helpen. Dit  voorkomt dat het te veel tijd kost van alle deelnemers  tijdens de vergadering maar zorgt dat de actie wel wordt opgepakt.

Na de losse acties komen de projecten aan bod via eenzelfde mechanisme. Als een projectleider zaken gaat toelichten wordt de toelichting direct ingetikt (Livemappen) zodat na de toelichting gevraagd kan worden wat precies de acties  zijn voor wie en wanneer, welk besluit is genomen, welk idee nog moet worden uitgewerkt en wat eventueel geparkeerd moet worden.

Deze acties, besluiten, ideeën en ‘parkeerpunten’ krijgen een label zodat aan het einde van de vergadering er direct automatisch een lijstje van kan worden gegenereerd, naast het visuele verslag. Beide kunnen worden toegezonden binnen 15 minuten na de vergadering.

Na de projecten wordt er gevraagd wat de observaties zijn van de afgelopen week en hoe de groep die kan duiden. Na het samen geven van betekenis rond men af met wat men geleerd heeft en de volgende keer anders gaat doen. Dit kunnen observaties zijn over bijvoorbeeld een lopende social media campagne, een offerte die niet is doorgegaan, een ontwikkeling in de (arbeids)markt etc.

Meer tips en oefenen?

Wil je hier meer over leren? Doe mee met onze (tijdenlijk gratis) online training: ‘Effectief Visueel Online Overleg / Vergaderen’. Wil je zelf leren en oefenen met het online viseel faciliteren? Doe dan mee met de Masterclass. Hiervoor gebruiken we ook materiaal uit ‘ons’ nieuwe boek: ‘The World of Visual Facilitation’. Wil je dit een keer proberen of een advies voor jouw situatie? Neem dan contact met ons op met vermelding van het type vergadering het doel en de doelgroep. We kunnen je dan snel (geen kosten) helpen.

Voorbeeld van enkele structuren of ‘graphical formats’ (zie ook het boek: ‘The World of Visual Facilitation’):